Полезные инструменты тайм-менеджмента

Гугл Календарь (Google Calendar)

Очень удобное приложение, для запуска которого необходимо всего лишь иметь учётную запись Google и перейти по соответствующей ссылке. Одним из главных преимуществ этого решения заключается в том, что вся информация хранится в вашем аккаунте. Благодаря этому им можно пользоваться с любого подключённого к интернету устройства.

Для организаций Гугл Календарь удобен, прежде всего, широкими возможностями по совместному использованию. Пользователь может поделиться своим календарём, отправив разрешение нужным людям, гиперссылку с правами доступа на чтение или редактирование, а также ICS-файл, с помощью которого можно просматривать заметки даже в офлайн-режиме.

Также сервис позволяет создавать любое количество календарей, под каждый проект, для каждого сотрудника или направление деятельности. При этом участники группы могут накладывать календари друг на друга, выбирая наиболее удобное время для выполнения различных задач.

Ещё одной полезной особенностью является функция принятия решений. В случае если у сотрудника возникает неразрешимый вопрос, он может добавить его в Гугл Календарь в виде «события на весь день» и подписать своим именем. Когда другой специалист найдёт решение, то отредактирует запись и уведомит остальных участников установкой пометки «решено».

И, конечно же, в Гугл Календаре присутствуют стандартные для подобных сервисов функции. Среди них:

• внесение, редактирование, удаление задач, добавление меток и комментариев;


• сортировка задач в хронологическом порядке или по степени важности;


• возможность добавления хэштегов и поиск по ним;


• экспорт данных за день, несколько дней, неделю или месяц.

Трелло (Trello)

Еще один простой и доступный инструмент тайм-менеджмента и одна из лучших на рынке онлайн-систем управления проектами. Благодаря почти неограниченному бесплатному доступу получила большую популярность среди стартапов и небольших компаний.

В Trello сходу могут начать работать даже новички, никогда не сталкивавшиеся с подобными сервисами. Весь интерфейс построен на базе привычных канбан-досок, на которых располагаются виртуальные карточки с задачами. В зависимости от статуса задач они распределяются на три типа:

• запланированные;


• выполняемые в текущий момент;


• выполненные.

Основная же часть работы строится вокруг так называемых карточек. Каждая из них может выступать в качестве краткого описания задачи или многоуровневого документа с различными вложениями, списками, чек-листами и т.д. Карточки можно не только редактировать удобным образом, отправлять работникам, но и экспортировать в JSON, и даже распечатывать. Также эти операции можно производить с целыми досками.

Ещё одним преимуществом является возможность оценивать в режиме реального времени прогресс по всем текущим и запланированным процессам. В зависимости от текущих потребностей сервис может использоваться в качестве дневника, списка дел, мощного органайзера или даже коллективного менеджера задач.

Практически все из описанных возможностей распространяются совершенно бесплатно. Разработчики во free-версии ограничивают лишь объём загружаемых файлов, количество слотов для улучшений и возможность создания кастомного фона для досок. Большинству малых и средних коллективов этот функционал попросту не нужен.