Как структурный маркетинг помог повысить эффективность работы отдела продаж

Проблема

сложности с подбором и удержанием специалиста на должности руководителя отдела продаж (РОП).

Решение

В ходе анализа выяснилось, что основная проблема, из которой появляются другие – отсутствие системного подхода в организации отдела продаж и его взаимодействия со специалистом по маркетингу.

Наша команда провела работы в несколько этапов:

1. Проанализировали порядок работы в CRM системе Битрикс24.

• Не весь входящий трафик поступал в воронку Лиды.
• У менеджеров не было понимания, на каком этапе и как классифицировать лиды.
• В 80% случаев источники лидов указывались не верно или не указывались совсем. Это не позволяло получить объективную информацию об эффективности работы рекламных кампаний.
• Карточки лидов заполнялись не в полном объёме, это вело к потере сведений о потенциальных клиентах.

Некорректная работа в CRM системе не позволяла руководителю получать достоверную отчётность, что, в свою очередь, не давало возможность принимать верные стратегические и тактические решения.

2. Согласовали цели проекта:

• Уточнить и привести в соответствие должностные обязанности РОПа.
• Разработать инструменты отбора и оценки кандидатов.
• Обеспечить грамотный и предсказуемый процесс адаптации нового сотрудника (интерна на позицию РОПа) и его стажировки.
• Повысить уровень продаж за счет методичной работы с клиентами и улучшения управляемости команды.
• Внедрить и закрепить CRM-процессы для прозрачности воронок лидов и сделок.
• Разработать систему мотивации менеджеров отдела продаж.
• Обучить сотрудников стандартам работы и взаимодействия в CRM, научить руководителя видеть реальную ситуацию и планировать дальнейшие шаги.

3. Проанализировали базовые документы, которые определяли порядок найма, стажировки и отслеживания эффективности работы РОПа.

В ходе анализа и обсуждения документов с руководителем выяснилось:

• В должностные обязанности РОПа было включено ряд обязанностей и пунктов ответственности, которые не свойственны данной позиции, а именно: специалиста кадровой службы, кладовщика.
• Перед нами стояла задача: корректно перераспределить функционал, помочь в подборе кандидата на позицию РОПа, который сможет эффективно управлять отделом продаж и фокусироваться на стратегических задачах, а не на операционных деталях.

Мы провели комплекс мероприятий по переработке должностной инструкции, подбору и оценке кандидатов, обучению команды и внедрению управленческих процессов. В ходе работы был составлен и внедрён в работу ряд документов.

Результат

1. В рамках сотрудничества за несколько месяцев налажена работа CRM Bitrix24, проведено обучение сотрудников, внедрены принципы ведения воронок лидов и сделок, что позволило лучше видеть реальную картину продаж, источники лидов и планировать дальнейшие шаги.
2. Разработана и внедрена система мотивации менеджеров отдела продаж.
3. На позицию РОПа был принят стажёр, маркетинговое агентство участвовало в оценке его соответствия должности.

Что мы сделали

1) Анализ должностных обязанностей и формирование нового документа по РОП:

Итог: ясная структура ответственности и понятная граница функций РОП, что помогает в дальнейшем избегать перегрузки и выгорания.

2) Чек-лист для отбора кандидатов на позицию РОПа:

• Сформировали набор критериев и проверочных пунктов, позволяющих быстро отсеивать неподходящих кандидатов и фокусироваться на том, кто соответствует новым требованиям должности.

Чек-лист учитывает компетенции по управлению командой продаж, навыки планирования, анализа данных и работы в эмоционально сложной нише.

3) Документ с перечнем вопросов для выбора кандидата:

4) План стажировки для РОПа:

• Составили программу стажировки с конкретными пунктами освоения: от освоения процессов воронок, KPI и отчетности до практических навыков проведения переговоров и наставничества молодого коллектива.
• План обеспечивает последовательное вовлечение и ускоренную выдачу результатов для новичка на позиции РОПа.

5) Участие в финальных собеседованиях наиболее подходящих кандидатов:

6) Разработали и внедрили эффективную систему мотивации для менеджеров отдела продаж.

Дополнительные меры, которые сопровождали проект:

• Еженедельные встречи с командой менеджеров по продажам: цель — развивать навыки клиентского взаимодействия в сложной нише, обмен опытом и обмен практиками лучших продаж.
• Наладили работу CRM Bitrix24: внедрены стандарты ввода данных, согласованы схемы лидов и сделок, настроены нужные воронки и отчеты.
• Проведено обучение сотрудников: практические занятия по работе с клиентами, технике продаж и использованию CRM в повседневной работе.
• Подчеркнута важность документирования этапов в воронках лидов и сделок: руководитель увидел реальную картину текущей ситуации, стал отслеживать эффективность работы менеджеров и строить планы на будущее.

Результаты и эффекты сотрудничества

• Кандидат на позицию РОПа: компания приняла на позицию стажёра на роль РОПа; агентство активно участвовало в оценке его соответствия должности, что повысило вероятность подбора кандидата, ориентированного на стратегическое управление и развитие отдела продаж.
• Управление продажами: внедрены еженедельные встречи, что способствуют обмену опытом, повышению качества клиентского обслуживания и устойчивости команды в эмоционально сложной нише.
• CRM и контроль: Bitrix24 налажен в части лидов и сделок; данные стали прозрачны, что позволяет руководителям видеть реальную картину продаж, оперативно реагировать на изменения и планировать дальнейшие шаги.
• Обучение и развитие: сотрудники прошли обучение, что повысило их профессиональную подготовку и уверенность в работе с клиентами.
• Визуализация процесса: руководство увидело важность документирования всех этапов работы в воронках, что позволило лучше понимать текущее состояние, оценивать эффективность и планировать на ближайшие периоды.

Ключевые выводы

Рекомендации для клиентов-аналитиков и руководителей

• Проводить регулярно аудит должностных обязанностей и разграничивать операционные и управленческие задачи, чтобы минимизировать перегрузку ключевых сотрудников.
• Использовать структурированный подход к отбору персонала: четкие чек-листы, интервью-вопросы и план стажировки помогают минимизировать риски при найме на управленческие позиции.
• Внедрять и поддерживать CRM как базовую платформу для мониторинга продаж: воронки, показатели эффективности и прозрачность процессов должны быть доступны руководству и членам команды.
• Организовать регулярное обучение и обмен опытом внутри команды продаж, особенно когда работа ведётся в эмоционально сложной нише.
• Закладывать в планы переходные этапы и стажировки: это позволяет выровнять ожидания и скорректировать процесс под конкретную команду и рынок.

Следующие шаги

• Дальнейшее сопровождение внедрения плана продаж в рамках отдела: мониторинг KPI, анализ конверсий на всех этапах воронки, настройка целей на квартал.
• Расширение программы стажировок для РОПов и других управленческих ролей для устойчивого роста команды.
• Продолжение обучения сотрудников и регулярных встреч для поддержания высокого уровня сервиса и клиентской лояльности.

Если ваша организация сталкивается с похожими задачами: перегрузка руководителей продаж, сложности с подбором управленцев, необходимость прозрачности продаж и повышения уровня клиентского сервиса — мы готовы повторить подобный подход под ваши условия. Свяжитесь с нами, и мы подстроим методику под специфику вашей ниши и целей бизнеса.